Bestyrelsens arbejdsområder

Formandens arbejdsområder

I henhold til Troense Kajakklubs gældende vedtægter vælges formanden på den ordinære generalforsamling i lige år.

Det er formandens opgave at

• repræsentere foreningen udadtil, fx i forhold til offentlige myndigheder.
• modtage post til kajakklubben.
• deltage i forhandlinger med samarbejdspartnere (f.eks. Svendborg Kommune).
• sammen med næstformand/sekretær at udarbejde dagsorden til bestyrelsesmøder.
• at udarbejde formandsberetning til generalforsamlingen.
• at stå for den officielle del ved standerhejsning og standerstrygning.
• at være presseansvarlig.

Det er formandens ansvar at

• indkalde til generalforsamling.
• ansøge om lån af svømmehal og diverse motionsrum til vinter- aktiviteter.
• at reservere Bådelaugets hus til årets generalforsamling.
• opdatere bestyrelses- og udvalgslisten.
• lave indstillinger til SIS.
• at holde HVEM – HVAD – HVOR opdateret.

Næstformandens/sekretærens arbejdsområder

I henhold til Troense Kajakklubs gældende vedtægter vælges sekretæren/næstformanden på den ordinære generalforsamling i ulige år.

Det er næstformandens opgave at

• være stedfortræder for formanden.
• støtte og være sparringspartner for formanden.

Det er sekretærens opgave at

• i samråd med formanden udarbejde dagsorden til bestyrelsesmøde.
• lægge dagsorden i Dropbox min. 1 uge før bestyrelsesmøde.
• skrive referat fra bestyrelsesmøde og udsende det til bestyrelsesmedlemmerne max. 7 dage efter mødet.
• skrive referat fra andre møder i kajakklubregi, hvor sekretæren deltager - f.eks. generalforsamling.
• sætte kopi af referat fra bestyrelsesmøder i mappe samt på hjemmesiden.  
• skrive kort referat over bestyrelsens arbejde og beslutninger til hjemmesiden.

For at næstformand/sekretær skal kunne udføre sine opgaver

• skal bestyrelsesmedlemmerne sende forslag til dagsordenen min. 1 uge før bestyrelsesmøde.
• skal formanden løbende holde næstformanden orienteret om aktuelle sager.

Kassererens arbejdsområder

I henhold til Troense Kajakklubs gældende vedtægter vælges kassereren på den ordinære generalforsamling i ulige år.

Det er kassererens opgave at

• vedligeholde klubbens medlemskartotek.
• opkræve kontingent.
• betale regninger for klubbens indkøb.
• udarbejde klubbens årlige regnskab.
• udarbejde 2 gange årligt regnskabsbalancer, som forelægges bestyrelsen til orientering.
• udskrive fakturaer.
• udarbejde indberetninger.
• søge kommunale tilskud.
• varetage klubbens forsikringsforhold.

For at kassererens arbejde skal kunne udføres

• skal regninger for klubindkøb tilsendes kassereren direkte af leverandør eller udlægshaver, således at afregningerne kan foregå rettidigt.
• kan der kun gives henstand med kontingentindbetalinger af kassereren – og kun undtagelsesvis.
• skal medlemsoplysninger f.eks. adresseændringer og ændringer i medlemskab straks meddeles kassereren.
• kan udmeldelse af klubben ske pr. mail inden 1. marts.

Vedtaget på bestyrelsesmødet d. 28.6.2017