Bestyrelsens forretningsorden

§ 1. Bestyrelsens sammensætning

Bestyrelsen består af 7 medlemmer, som vælges i henhold til vedtægternes § 6. Genvalg kan finde sted.

 

§ 2. Bestyrelsens opgaver og ansvar

På første møde efter generalforsamlingen fordeles de arbejdsområder, som ikke umiddelbart fremgår af valget, blandt bestyrelsen.

Kassereren udarbejder budget, som forelægges bestyrelsen ved mødet i januar til godkendelse.

Kassereren fremlægger balancen 2 gange årligt.

Kassereren laver budgetopfølgning på hvert andet bestyrelsesmøde.

Kassereren kan sammen med formanden godkende driftsomkostninger, der er op til 10% over årets budget.

Investeringer, der ikke er budgetteret skal godkendes på bestyrelsesmøde.

Formanden er postansvarlig og klubbens postadresse er formanden@troense-kajakklub.dk.

Formanden (derefter næstformanden) er presseansvarlig. Hvis uheldet er ude, indhenter formanden oplysninger hos resten af bestyrelsen og udvalgene.

Bestyrelsesmedlemmer hæfter ikke personligt for evt. klubgæld. De modtager ikke honorar for deres arbejde. Administrations- og telefonomkostninger godtgøres.

 

§ 3. Bestyrelsens møder

Bestyrelsen fastlægger og offentliggør datoerne for årets bestyrelsesmøder.

Sekretæren lægger dagsordenen i Dropbox senest 1 uge før planlagt bestyrelsesmøde.

Dagsordenen skal indeholde flg. faste punkter:

1. Valg af ordstyrer

2. Godkendelse og underskrivelse af referat.

3. Godkendelse af dagsorden og prioritering af punkter

4. Siden sidst - herunder modtaget post.

5. Orientering fra udvalgene:

    Tur- og aktivitetsudvalget.

    Instruktionsudvalget.

    Hus- og materieludvalge

6. Eventuelt.

Sekretæren etablerer en dagsordensfil på fællesdrevet i Dropbox, så bestyrelsesmedlemmerne kan skrive punkter ind frem til ca. 3 dage før bestyrelsesmødet, hvorefter dagsordenen lukkes. Skal der tilføjes punkter efter, skal det sendes rundt til alle.

Ønskes yderligere punkter optaget på dagsordenen, kan disse skrives på, men skal samtidig meddelelses de øvrige medlemmer. Punkter kan kun undtagelsesvis optages på dagsordenen på selve mødet.

Bestyrelsesmøderne ledes af en ordstyrer.

 

§ 4.

Sekretæren lægger referat tilgængeligt for samtlige bestyrelsesmedlemmer senest 1 uge efter bestyrelsesmødet, således at det så vidt muligt er tilgængeligt for medlemmer på hjemmesiden senest 14 dage efter et bestyrelsesmøde.

På det følgende bestyrelsesmøde underskrives referatet af de fremmødte bestyrelsesmedlemmer. Referaterne nummereres og indsættes i bestyrelsesmappen.

Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen  af medlemmerne (pt. 4) er til stede. Beslutninger træffes ved stemmeflerhed. I tilfælde af stemmelighed bortfalder forslaget.

 

§ 5. 

Bestyrelsens forretningsorden, klubbens budget, regnskaber bestyrelsesreferater er altid tilgængelige for klubbens medlemmer.

 

Vedtaget på bestyrelsesmødet d. 1. april 2019